第六期 06
欧阳律师
执业律师、劳动关系管理师
擅长领域：
·非诉讼服务
·应收账款清欠服务
·企业用工管理法律服务
·经济合同纠纷法律服务
劳动合同签订与保管的11个核心要点
劳动合同是劳动关系的基础，也是企业用工合规的“护身符”。
签不对、管不好，轻则引发劳动争议，重则面临双倍工资、经济补偿等真金白银的损失。
今天，我们结合实务经验和相关法规，梳理出劳动合同签订与保管的11个注意事项，建议HR朋友们收藏对照！
1
入职当天，凡进必签，先签后盖章
员工入职当日必须签订书面劳动合同。实践中，很多企业习惯先让员工上岗，后补签合同，这存在巨大风险：根据《劳动合同法》第八十二条，用工超过一个月未签书面合同，企业需支付双倍工资。
操作建议：将合同签署作为入职流程的第一步。员工先签字确认，再走企业内部盖章流程。对于无故拒签的员工，建议不予录用，避免后续风险。
2
建立合同台账，设置续签提醒
合同签订不是“一签了之”。企业应建立劳动合同台账，详细记录合同期限、到期日等信息，并设置提前提醒（建议提前1个月）。例如《重庆市职工权益保障条例》第八条第三款规定：“劳动合同期满后，用人单位继续使用该职工的，应在一个月内与其续签书面合同。”若超期未续签，同样面临双倍工资风险。其他省市虽无此具体时限，但《劳动合同法》规定，合同期满继续用工，应在一个月内续签，否则从第二个月起支付双倍工资。
3
续签不得降低原劳动条件
续签合同时，企业应注意审查是否变更了原合同的实质性条款，如工作地点、合同期限、薪资结构、工时制度、岗位等。判断标准是：是否对员工造成实质性影响。若降低条件，员工有权拒绝续签，此时企业终止劳动关系可能需支付经济补偿。建议续签前与员工充分沟通，确保条件不低于原合同。
4
连续两次固定期，第三次须签无固定期
根据《劳动合同法》第十四条，连续订立两次固定期限劳动合同，且员工没有法定解除情形，第三次续签时，除非员工主动要求订立固定期限合同，否则企业应当订立无固定期限劳动合同。为留存证据，建议在第二次合同到期前向员工发送《续订劳动合同征询意见函》或进行合同续签考评，明确员工意愿。
5
避免法定顺延情形“画蛇添足”
某些特殊情形下，劳动合同应当依法顺延，无需另行续签。主要包括：
-
从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；
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在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的；
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患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；
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女职工在孕期、产期、哺乳期的；
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在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的；
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法律、行政法规规定的其他情形。
对于上述情况，合同自动顺延至相应情形消失，企业无需（也不应）办理续签手续，避免节外生枝。
6
员工的骑缝手印，用单位笔当面签正楷字
对于多页合同，务必要求员工在每页边缘或骑缝处签名或按手印，防止换页、篡改。建议使用单位提供的签字笔（避免使用可擦笔、褪色笔），并要求员工当面签署正楷字，以便日后笔迹鉴定时清晰可辨。
7
杜绝空白合同
空白合同是劳动争议的“定时炸弹”。若员工在空白合同上签字，事后可能被填写对其有利的内容（如高薪、长任期），企业将面临虚假陈述风险，且笔迹鉴定也难以证明是事后填写。务必确保合同内容填写完整（薪资、岗位、日期等）后再交由员工签字。
8
严禁他人代签
劳动合同必须由员工本人亲自签署，不得由他人代签（包括家属）。若员工因故无无法现场签署，应出具授权委托书，并附身份证复印件，同时保留电话录音、视频等证据，确认委托真实有效。否则，代签合同可能被认定为无效，企业仍面临未签合同的双倍工资风险。
9
三份分开保管，放保险柜
合同至少一式两份（员工一份、企业一份），建议企业保留三份（人事档案、法务备份、财务备份），分开存放，并锁入保险柜。这能有效防止合同遗失、被盗或恶意篡改。同时，定期检查合同保管情况，确保档案完整。
10
建立台账，动态管理
合同台账不仅是登记簿，更是管理工具。除基础信息外，应动态记录续签状态、变更情况、合同到期提醒等。可借助Excel或HR系统，实现到期自动提醒，确保续签、终止等工作及时完成，避免事实劳动关系风险。
11
电子合同慎用，选对平台
电子合同与纸质合同具有同等法律效力，但需满足《电子签名法》要求：确保合同内容完整、准确，签署过程不可篡改，且使用可靠的电子签名。建议选择国家认可的、技术雄厚的第三方电子签约平台（如法大大、上上签等），并留存签署证据链（包括实名认证、签署时间、哈希值等）。避免使用简单的邮件、微信发送文件，或自行开发的简陋系统，以免证据效力不足。
结语
劳动合同管理无小事，细节之处见真章。希望这11个要点能帮助HR同仁们筑牢用工合规的第一道防线。转发收藏，随时对照检查！